احوالپرسی تلفنی و نکات طلایی برای برقراری ارتباط موثر

چقدر از نحوه احوال پرسی تلفنی آگاهی دارید؟
تا حالا شده یک تماس تلفنی مهم داشته باشید و دست و پاتونو گم کرده باشید؟
این اتفاق را دختر پسرهای جوان که به هم علاقه دارند و می خواهند
برای اولین بار تلفنی با هم صحبت کنند یا کسانی که تلفن کاری مهمی داشتند، بهتر درک می کنند.

یا مثلا تا حالا پیش آمده برای کاری با کسی که نمی شناسید (مثلا انواع اپراتورها)
هم کلام بشوید و احساس خوبی نسبت به طرف مقابل بخاطر برخوردی که با شما داشته پیدا کنید؟
به خصوص این روزها که رقابت زیادی میان کسب و کارهایی که با مردم
در ارتباط هستند وجود دارد و هرکدام تلاش می کنند رضایت مشتری خودشان را کسب کنند.

اما تماس تلفنی برای کسانی که کارشان با تلفن است و یا کسانی که
به نوعی موفقیت در کسب و کارشان مرتبط با میزان فن بیان شان است، از اهمیت ویژه تری برخوردار است.
ولی از سوی دیگر نمی توان از اهمیت این موضوع در روابط عامیانه و یا ایجاد ارتباط موثر چشم پوشی کرد.

چراکه این روزها همه به دنبال بهتر شدن در هر موضوعی حتی نحوه احوال پرسی تلفنی هستند.
اما شاید خیلی از ما رفتارها و عادات اشتباهی در احوال پرسی های تلفتی
داشته باشیم که نسبت به آن ها آگاهی نداریم و ناخواسته با رفتار اشتباهمان موجب رنجش اطرافیان خود می شویم.

در این مقاله تلاش می کنیم این اشتباهات رایج را بررسی کنیم و از سوی دیگر
نحوه صحیح احوال پرسی تلفنی را یادآوری کنیم تا کمتر مرتکب اشتباه شویم و خاطر اطرافیان مان را برنجانیم.

از جمله های منفی در احوال پرسی تلفنی استفاده نکنیم

به این مثال توجه کنید:
محمد: سلام رامین حالت خوبه؟
رامین: به به سلام محمدآقای گل خوبی؟ از این طرفا یادی از ما کردی
محمد: من که همیشه به یادت هستم ولی یکم سرم شلوغ بود شما ببخشید
رامین: نه آقا این حرفا چیه؟ من دیدم دیگه یاد ما نمی افتی گفتم کلا ما رو فراموش کردی!

در این مثال سبک حرف زدن رامین به گونه ای است که کاملا از جمله های منفی استفاده می کند و
به نوعی حالگیری حساب می شود.
اصولا کسی دوست ندارد به خاطر دیر زنگ زدن به دیگران جواب پس بدهد
(خودتان را در این موقعیت قرار بدهید آیا از اینکه این مدلی با شما صحبت شود راضی هستید؟
آیا احساس خوبی به شما دست می دهد؟)
پس بهتر است استفاده از این اصطلاحات رایجی که آگاهی از تاثیر منفی شان نداریم را حذف کنیم
و کلمات و جملات بهتری را جایگزین شان کنیم.

چگونه با تلفن مثبت و اثرگذار صحبت کنیم؟

یکی از موضوعات مهمی که در مکالمه تلفنی مطرح و مهم است
به این موضوع برمی گردد که پشت تلفن نمی توان از فن بیان،
هوش کلامی یا زبان بدن که هر سه از ویژگی های موثر در ارتباط گرفتن با دیگران است،
استفاده کنیم و تنها با استفاده از کلمات می توانیم احساس خوب و درست را در احوال پرسی تلفنی منتقل کنیم.

خب این سوال پیش می آید که چگونه از کلمات استفاده کنیم؟

زمانی که طرف دیگر در حال صحبت است، برای اینکه نشان دهیم
به حرف هایش گوش می دهیم باید از کلماتی مثل:
آهان، آره، درسته، دقیقا، همینطوره که میگی، همینه، چه خوب، چه جالب و… استفاده کنیم.

زمانی که تلفنی حرف می زنیم باید تلاش کنیم احساس مان را به صدایمان منتقل کنیم
و آن را مدیریت کنیم چون شاید در مواقع عادی شخص، با دیدن چهره متعجب شما بفهمد که
تعجب کردید اما پشت تلفن باید با گفتن جمله هایی مثل:
واقعا؟ باورم نمیشه، جدا؟، شوخی می کنی یا جدی می گی؟ و جمله هایی از این سبک میزان تعجب خود را نشان دهید.

از طرفی اگر روی احساسات خود کنترل نداشته باشیم گاهی که
نباید عصبانیت یا ناراحتی مان را بروز بدهیم، با عدم کنترل احساسات، ناخواسته این احساس را منتقل می کنیم.

لحن مناسب داشته باشید

همیشه لحن و تن صدا در احوال پرسی تلفنی بسیار مهم و موثر هستند چراکه اگر لحن مناسب نباشد
حتی بهترین جمله ها هم می توانند بد برداشت شوند.
مثلا اگر با لحن بدی به کسی بگویید “دلم برات تنگ شده بود”
ممکن است برداشت منفی کند در حالی جمله باید احساس مثبتی را منتفل می کند.

بهتر است لحن صدای تان نشان دهنده قدرت و اعتماد به نفس تان باشد و مضطرب یا خشن نباشد.
آرام صحبت کنید و از اصطلاحات غیر ادبی استفاده نکنید.

قبل از اینکه تماس بگیرید خوب فکر کنید!

معمولا ما وقتی با کسی کار داریم و می خواهیم تماس تلفنی برقرار کنیم
به موضوع مان با دقت فکر نمی کنیم و حتی سوالی را از قبل آماده نمی کنیم
در نهایت همین عوامل موجب می شود مِن مِن کنیم و نتوانیم درست حرف نزنیم.

پس بهتر است قبل از اینکه با کسی تماس بگیرید خوب فکر کنید و سوالات تان را آماده کنید.
این کار موجب می شود طرف مقابل هم نسبت به زمانی که با مکث حرف می زنید
بیشتر شما را جدی بگیرد و به حرف های تان اهمیت بدهد!

نکته هایی که همه باید در مورد احوال پرسی تلفنی بدانند

برخی نکات هست که شاید به تنهایی خیلی مهم نباشند و یا حداقل اینگونه به نظر برسند
اما وقتی تمام این نکات را رعایت کنیم متوجه تاثیرش خواهیم بود:

زمانی که با تلفن حرف می زنید مراقب باشید حواستان به اتفاقات دیگر پرت نشود.
مثلا: کتاب ورق نزنید، چیزی نخورید، با کسی حرف نزنید، با کامپیوتر کار نکنید و…

مراقب لحن حرف زدنتان باشید و آرام صحبت کنید به خصوص در مکان های عمومی
همچنین صدای گوشی تان را هم زیاد نکنید که همه اُطرافیان شما بتوانند صحبت های طرف مقابل شما را بشنوند.

اگر در جمع عمومی می روید و یا جلسه ای دارید حتما صدای گوشی تان را کم کنید یا روی حالت بی صدا بگذارید.
اگر با کسی هم قرار تماس دارید از قبل اطلاع بدهید که جلسه دارید و گوشی تان را بی صدا می کنید.

واضح و شمرده صحبت کنید که دیگران متوجه کلام تان شوند.
اگر برای اولین بار با کسی صحبت می کنید حتما بعد از سلام خودتان را معرفی کنید.
امیدواریم با رعایت این نکات ساده و ابتدایی از جانب شما، بتوانیم نقشی در موفقیت و پیشرفت تان داشته باشیم.